公共外语教学部

文书处理和文书档案工作管理办法

    文书处理工作是部门教学、科研和管理工作的重要组成部分，要在部门档案管理工作小组指导、监督下认真处理好文书工作，兼职档案员应根据文书处理和文书立卷工作规范及时承办和整理文件材料。

    文书处理工作的内容包括收文、批办、承办、催办、传阅、借阅和清退；文件的拟稿、核稿、签发、缮印和校对；发文、记录、文件的立卷归档等。其基本原则是准确、及时、保密、简便，避免积压和紊乱。

       1.收、发文登记：凡收进的文件（包括领导亲收和参加会议带回的文件），除无保存价值的信函、通知外，均需进行登记。由部门印发的文件一律归由政秘书负责进行登记，并将正文与底稿一并存档。登记的方法采用薄记分类法。  

      2.文件的批办、承办和催办：文件经过登记后，应及时送交有关负责人批办承办。文件承办人应经常检查所经办文件的处理情况，防止积压和遗失。要几个分管领导协商的文件，由党政主要负责人分别负责商办，根据文件的内容，由相关秘书予以催办。

      3.文件的传阅、借阅：需要传阅的文件应按规定范围进行传阅，并在文件上署姓名与日期。有的文件可在院党政联席办公会议上传达，以加快传阅速度传达后的文件仍需在规定范围内进行传阅并签署姓名日期。机密文件应严格限定范围，注意保密，不得随处阅看。文件送阅和收回时，都要清点无误。因工作需要借阅文件时，要进行登记，及时退还。

      4.文件的清退：清退文件应按发文单位的规定与要求和学校相关规定进行处理不得自行作废纸出售等，以防失密。

      5.会议记录与大事记的撰写：各类正式会议均需有专人在专用的记录纸或本进行记录，并须记载清会议的时间、地点、到会人员、主持人、内容、记人、发言人、发言人的主要内容及有关问题的讨论结果。对部门内各大事件专人（主要由行政秘书）在大事记记录本上进行记录，并记清事件简称，发生时间、地点、主要相关人员、主要内容等。会议记录和大事记按学校规定立卷归档。

      6.关于文件的核稿、签发、编号、缮印、校对、用印及印章管理参照学校相应办法执行。

二、立卷归档工作

      1.实行文件材料由兼职档案员管理、分工人员负责立卷的制度，由校档案馆进行监督和指导。每年六月底前分别将上年度的文件材料立卷归档完毕，适时移交校档案馆。

      2.立卷工作应遵照国家档案局和校档案馆印发的有关文件规定进行。

      3.认真做好平时的归卷工作，卷内文件按一定的规律进行排列，使之系统地反映案卷的内容。

     4.立卷时，必须将文件材料收集齐全，以保证案卷的完整。